幸せとは

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手帳の使い方~『7つの習慣』に学ぶ、おうち時間も仕事も充実するスケジュール管理術

【目次】

  1. 手帳をフル活用すると、後悔がなくなる理由
  2. 手帳の使い方4つのレベル
  3. 手帳の内容チェックテスト
  4. もっとも効果的な手帳の使い方
  5. 人生のミッション・ステートメントが書けると、他人に振り回されることもなくなる

はじめに

こんにちは、心理カウンセラーの月見草です。
おうち時間にダラダラして、つい昼寝をしてしまうんです。
どうすればもっと充実した時間を過ごすことができますか。
忙しい時でも、依頼がきたら断ることができません。
NOと言えるようになりたいのですが、どうすればいいですか。

このお悩みは、「手帳の使い方」を変えれば解決できます。

手帳をフル活用すると、後悔がなくなる理由

2021年も残すところ1か月。手帳が売り出される時期になりましたね。

手帳をもっとフル活用して「自己管理」ができると、「うっかり寝ちゃった」「ダラダラ過ごしちゃった」という後悔がなくなります。

今回ご紹介するのは、単なる手帳術ではありません。

多くの社長や経営者たちが実践している手帳の使い方です。

「仕事を断れない」「他人軸になってふり回されてしまう」といった困難な課題も解決します。

なぜそう言い切れるのか。

25年もの長い間ベストセラーであり続ける、『7つの習慣』(スティーブン・R・コヴィー博士著)に紹介されている手帳の使い方だからです。

すぐ飽きられてしまうような流行の手帳術ではなく、成功の原則に基づいた、一生モノの手帳の使い方なのです。

※『7つの習慣』に興味がある方は、次の記事もご覧ください。


手帳の使い方4つのレベル

「手帳の使い方」といっても、さまざまなレベルがあります。

あなたはどのレベルで手帳を使っていますか。

  1. メモやチェックリストを主とした使い方
  2. カレンダーや予定を書き入れることを主とした使い方
  3. 優先順位をつけている使い方
  4. 「能率」と「効果」の両方が取り入れられている使い方

レベル4を見て「どういう使い方?」と思われたかもしれません。
実はレベル4が「最高の手帳の使い方」なのです。

手帳の使い方は、レベル1からレベル2、レベル3へと進化してきました。

レベルが上がるほど、生活を高いレベルでコントロールできます。

ただし、思わぬ落とし穴もありますので、それも含めて解説します。

(レベル1)メモやチェックリストを主とした使い方

やらなければならないことを列挙して、整理しています。
時間軸はありません。

(レベル2)カレンダーや予定を書き入れることを主とした使い方

やることを列挙するだけでなく、時間軸を加えて、先を見据えてスケジュール化していきます。
価値観や優先順位は考えられていません。

(レベル3)優先順位をつけている使い方

前の二つのレベルに加えて、優先順位をつけます。
価値観を明確にし、具体的な長期・中期・短期的な目標を設定します。
仕事でよく使われるのはこのレベルで、とても能率的です。

しかし、レベル3の使い方には、落とし穴が2つあります。

1、能率に集中するあまり、本来の目的達成を妨げることさえある。
2、時間によって縛られていると感じる。

この2つの問題点から、「時間管理はやめた」となりがちなのです。

(レベル4)「能率」と「効果」の両方が取り入れられている使い方

レベル3の欠点を補い、さらに進歩した手帳術がレベル4です。

「時間管理」という考え方自体をしない手帳の使い方です。

「時間管理しないの?それじゃ手帳の意味がないじゃん」
と思われるかもしれません。

時間を管理するよりも、「自分を管理する」考え方です。

時間を管理する方法は、「能率」ばかりを追い求めます。

「能率」=より短時間で、より成果が出せる

しかし、人間関係や子育て、計画や準備などは、能率よりも「効果」が重要です。

「効果」=心の成長、人格の形成、本当の幸せを得ること

レベル4の手帳の使い方は、レベル3までの能率を活かしつつ、さらに「大切な人間関係」や「大切な目的の達成」といった「効果」に焦点を合わせるのです。

この「ベストな手帳の使い方」について、詳しくお話ししましょう。

手帳の内容チェックテスト

つぎは、手帳の内容チェックテストです。
あなたの手帳には、次のA~Dのうち、どれが多く記入されていますか。

実際に書き込んでいなくても、もしすべての行動を手帳に記入するとしたら、どれが一番長い時間を占めていますか。
A~Dの一つだけお答えください。

=チェックテスト=


締め切りのある仕事、クレーム処理、せっぱつまった問題、
病気や事故、危機や災害

人間関係づくり、健康維持、準備や計画
リーダーシップ、勉強や自己啓発、品質の改善

鳴っている電話に出る、突然の来訪、会議や報告書、冠婚葬祭、
接待やつきあい、雑事

暇つぶし、遊び、だらだら電話、テレビ、
待ち時間、あまり意味のない行動

自分が頭で思っているのと、実際の行動は異なることがあります。
仕事の日と休日、あなたの24時間の過ごし方を書き出してみるといいですね。

どの過ごし方が多かったでしょうか。

選んだ項目は「あなたが一番、命を削っていること」です。

緊急度と重要度の観点から、それぞれどんな特徴があるか、解説しましょう。

緊急度=すぐに対応しなければならないように見えるもの
重要度=あなたの価値観、優先順位の高い目標達成に結びついているもの

=チェックテストの結果=

A、緊急で重要

Aを選んだあなたは、毎日懸命に「問題」「危機」の対応をこなしています。
多くの人は、重要かつ緊急である活動に、完全に溺れてしまっています。

重要かつ緊急の事柄なので、もちろん即時に取り組む必要があります。
しかし生活の大部分を占めるようになると、問題に振り回されて生活し、やがて疲れ果ててしまうでしょう。

「仕事のできるスーパーマン」であろうとすると、家族や人間関係、健康などを犠牲にしがちです。

また、重要だと思い込んでいるだけで、実のところ重要ではない C、重要でないけれど緊急 に多くの時間を浪費している場合もあります。

A、緊急で重要 ばかり続けると…
●ストレスがたまる
●燃え尽き現象が起こる
●緊急な問題対応に追われる

B、緊急でないけれど重要

Bを選んだあなたは、効果的な自己管理ができています。
誰もがこうした行動の大切さを理解してはいますが、緊急ではないために、いつまで経ってもなかなか手をつけられずにいます。

この時間を大切にしましょう。

B、緊急でないけれど重要 を続けていくと…
●ビジョンをもつようになる
●生活のバランスがとれる
●健康になる
●人間関係が改善される
●危機が少なくなる

C、重要でないけれど緊急

Cを選んだあなたは、ほかの人の期待に振り回されています。
相手に合わせて人が良いように見えて、自分の明確な目的がありません。

「忙しい時でも、依頼がきたら断ることができない」などの悩みが出てきます。

C、重要でないけれど緊急 ばかり続けると…
●短期的な視野になる
●目標や計画に意味を感じられない
●八方美人
●まわりに振り回される
●人間関係が決裂しやすい

D、重要でないし緊急でもない

Dを選んだあなたは、とても自由人なのでしょう。
重要でないし緊急でもないことは、ラクで自由な生き方に見えますが、ビジョンがなく、やがて「これまで一体なにをしてきたのか…」と後悔することになります。

D、重要でないし緊急でもない ばかり続けると…
●無責任な生き方になる
●重要なポストから外される
●他人や組織に依存しきった状態になる

もっとも効果的な手帳の使い方

あなたが悩みを解決し、この先ずっと後悔のない人生にしたいなら、「緊急ではないが重要」なことに使う時間を確保しましょう。

「緊急ではないが重要」な行動=人間関係作り、ミッション・ステートメントを書くこと、長期的な計画、運動、予防保全、準備など。

ミッション・ステートメントとは、日本語でわかりやすく言えば「人生における使命」「個人の憲法」「生きる目的」のことです。

『夜と霧』や『「生きる意味」を求めて』などの著者ビクター・フランクルは次のように言っています。

「人生におけるミッションというものは、つくるものではなく“発見するもの”である」

「すべての人は、人生における使命をもっている。その点において、誰もその人の代わりになることはできない。そして自分の人生を繰り返すこともできない。」

ミッション・ステートメントは、簡単にすぐ書けるものではありませんし、自分の人生のミッションを発見するにはどうしたらいいのか、分からない人が多いでしょう。

しかし、自分の目的を明確にしていなければ、緊急なものばかりに「反応」することになります。

目の前の仕事に追われる日々を送っていると、あっという間に1年、10年、そして人生が過ぎていきます。

もっとも効果的な手帳の使い方は、

(1)まず人生のミッション・ステートメントを書くこと。

(2)次に、ミッション・ステートメントを果たすためには、今年1年間で何をなすべきか書き出すこと。

(3)1年間でなすべきことが決まったら、12か月分の目標をたてること。

(4)1か月ごとに達成したい目標が明確なので、さらに1週間ごとに具体的な行動を決めること。

このように、大きな目的→目の前の具体的な目標へ、決めていけば後悔することがないのです。

具体的な目標が変更になっても、大きな目的がブレることはありません。

大きな目的を果たすために必要のないことなら、他人からの依頼にNOを言うこともできるようになります。

急な人生転換が起きたとしても、大きな目的が明確なので、どんな困難がやってきても解決していけるのです。

人生のミッション・ステートメントが書けると、他人に振り回されることもなくなる

「自分のミッション・ステートメントが書けないのですが…」

そんな声も聞こえてきますが、今すぐ書けないからといって諦めないでください。

「時間を有効に使いたい」という気持ちをもっているあなたは、向上心が強く成長していける人です。

与えられた時間(命)は有限。できるだけ後悔のない人生にしたいですよね。

必要な時に、ためらうことなく「NO」と言えるようになる秘訣は、他人の依頼よりもっと強い「明確な理由」をもつことです。

「理由」をもつためには、「目的をもつ」ことが必要です。

たやすくNOと言えるタイプの人なら、それほど悩まず断れるでしょう。
でもNOの理由が明確でなければ、信用されないだけです。

どんな人も、自分の目的を発見し、明確な理由をもつことが「人生を無駄にしない」方法なのです。

この記事を書いた人

ライター:月見 草

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