みなさん、こんにちは。齋藤勇磨です。

「期限に間に合わない」「雑事に追われて忙しい」など、時間に追われて困っている人は、多いのではないでしょうか？

あれやこれや、と考えているうちに、気がつくと、もう仕事の期限が迫っている。決してサボっていたわけではないのに、なんだか忙しい。

そんな人は、おそらく「タイムマネジメント」がうまくいっていないのです。

そんな人にこそ読んでいただきたいのが、経営思想家として有名なドラッカーの名著『経営者の条件』です。

前回の記事では、この本の概要を示しました。

「まだ読んでいないよ」という人は、コチラの記事をごらんください。

ドラッカーは、この本の冒頭で次のように述べています。

「まず隗より始めよ」ということわざもあります。「他人の前に、自分をマネジメントできるようになりなさい」とは、そのとおりでしょう。

ここからは、その中のタイムマネジメントについて触れたいと思います。

ドラッカー『経営者の条件』でいうタイムマネジメントとは？

ドラッカーは、『経営者の条件』の中で、「成果をあげるために身につけておくべき習慣的な能力は５つある」と述べ、その第１に、

と、タイムマネジメントの大切さを説いています。

時間自体は増やすことも減らすこともできません。１日２４時間、１年３６５日は、アインシュタインもビル・ゲイツも、万人に共通です。

なぜこんなにも、できることの差が生じてくるのでしょうか？

それは、その時間の中で、何をやったかという中身の差でしょう。

限られた時間の中で、いかに上手になすべき事を成し遂げるか、と言い換えることもできます。

よくある２パターンの仕事の進め方と、その見落としている点

読者のみなさんは、自分がどんなスタイルで毎日、仕事をこなしているかを考えたことがありますか？

ここに、よくある２パターンを、AさんとBさんを例に示してみたいと思います。

Aさんの机の上には、書きかけの書類が山と積んであります。

「どの仕事から始めるかなんて、考えるだけ時間の無駄。考えてる暇なんてないんだから、目についたものからやろう」

とにかくどんどん手に取ったものから始めています。

その挙げ句、「次から次へと仕事があって、何が何だかわけがわからない」と嘆いています。

一方、Bさんは一種、完璧主義の傾向があり、電話の取り次ぎメモでさえ、日時から相手の名前、用件など、Ａ４用紙にワープロで打つ。

Bさんの作る企画書も、内容は完璧なのですが、とにかく時間がかかって、期限を過ぎて上司から叱られることも多いようです。

いかがでしょうか？AさんとBさんは極端な例ですが、皆、多かれ少なかれ、この２人のいずれかの傾向を持っていると言えるでしょう。

Ａさんは、仕事の量を重く見ているのに対して、Ｂさんは、仕事の質に偏りすぎています。でも、いずれも、見落としていることがあります。

それは、「私たちは、常に時間という制約の中でやるべき事をしなければならない」ということです。時間の制約がなければ、量も質も、好き放題に追求することができるはず。時間が限られているからこそ、「量を求めるべきか、質を求めるべきか」と、ハムレット的悩みを抱えてしまうのです。

つまり、仕事で成果をあげるには、「時間」がキーワードなのです。

ドラッカー『経営者の条件』時間を記録し、整理し、まとめよ

ドラッカーは『経営者の条件』で、「時間を記録し、整理し、まとめよ」と訴えます。普段なにげなく過ごしている時間の使い道を明らかにして、検討し、使うべきでない活動はやめるか人に任せ、まとまった時間を捻出しなさい、というのです。

ここで少し余談ですが、皆さんは、部屋の掃除をする時、どのようにしますか？

先日、ある整理収納アドバイザーの方に聞いたところ、

の順番で整理整頓すれば、どんな人でもきれいにできるそうです。

部屋の大きさは決まっているのですから、その中に入れることのできるモノの量も決まっています。

ところが、掃除の苦手な人は、自分が何を持っているのか、把握していませんから、限られた部屋の大きさを意識せず、どんどん欲しいものを買ってきてしまいます。

そもそも、収納に入り切らないモノが多すぎるのです。

そこで、まず、自分がどんなモノを持っているのか、把握するところから始まります。

持っているものを押し入れから出し、部屋に並べてみるのです。

次に、普段使っていないもの、要らないものを処分し、最後に、残ったものを並べるわけですね。

時間の使い方も、同じで、まず、自分がどんなことに時間を使っているのかを「記録」し、次に、その中で重要ではないところに使っている時間を「整理」し、最後に、残った時間を１つのことに集中して使えるよう、できるだけ大きな時間のかたまりに「まとめる」わけです。

ドラッカー『経営者の条件』その時間を何に使うのか？

さて、このようにして、大切な時間という資源を、手に入れることができました。しかし、肝心なのは、「何に使うか」です。

考えてみれば、時間＝私の命です。その命は有限であり、やがて終わりが来ます。私たちは命を切り売りして、人生の喜びを手に入れるのですから、この時間という代替不可能な資源をどこに使うか、熟考する必要があるでしょう。

この点について、有名な野口悠紀雄さんは、『続「超」整理法・時間編―タイム・マネジメントの新技法 』(中公新書)で次のように指摘しています。

つまり、タイムマネジメントにおいて最も大切なのは、人生の目的をハッキリさせることなのです。

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