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ドラッカー『経営者の条件』仕事ができる人のタイムマネジメントとは?

みなさん、こんにちは。齋藤勇磨です。

「期限に間に合わない」「雑事に追われて忙しい」など、時間に追われて困っている人は、多いのではないでしょうか?

あれやこれや、と考えているうちに、気がつくと、もう仕事の期限が迫っている。決してサボっていたわけではないのに、なんだか忙しい。

そんな人は、おそらく「タイムマネジメント」がうまくいっていないのです。

そんな人にこそ読んでいただきたいのが、経営思想家として有名なドラッカーの名著『経営者の条件』です。

前回の記事では、この本の概要を示しました。

「まだ読んでいないよ」という人は、コチラの記事をごらんください。

ドラッカーは、この本の冒頭で次のように述べています。

普通のマネジメントの本は、人をマネジメントする方法について書いている。

しかし本書は、成果をあげるために自らをマネジメントする方法について書いた。(中略)

自らをマネジメントすることは常に可能である。

そもそも自らをマネジメントできない者が、部下や同僚をマネジメントできるはずがない。

「まず隗より始めよ」ということわざもあります。「他人の前に、自分をマネジメントできるようになりなさい」とは、そのとおりでしょう。

ここからは、その中のタイムマネジメントについて触れたいと思います。

ドラッカー『経営者の条件』でいうタイムマネジメントとは?

ドラッカーは、『経営者の条件』の中で、「成果をあげるために身につけておくべき習慣的な能力は5つある」と述べ、その第1に、

何に自分の時間がとられているかを知ることである。
残されたわずかな時間を体系的に管理することである

と、タイムマネジメントの大切さを説いています。

時間自体は増やすことも減らすこともできません。1日24時間、1年365日は、アインシュタインもビル・ゲイツも、万人に共通です。

なぜこんなにも、できることの差が生じてくるのでしょうか?

それは、その時間の中で、何をやったかという中身の差でしょう。

限られた時間の中で、いかに上手になすべき事を成し遂げるか、と言い換えることもできます。

よくある2パターンの仕事の進め方と、その見落としている点

読者のみなさんは、自分がどんなスタイルで毎日、仕事をこなしているかを考えたことがありますか?

ここに、よくある2パターンを、AさんとBさんを例に示してみたいと思います。

Aさんの机の上には、書きかけの書類が山と積んであります。

「どの仕事から始めるかなんて、考えるだけ時間の無駄。考えてる暇なんてないんだから、目についたものからやろう」

とにかくどんどん手に取ったものから始めています。

その挙げ句、「次から次へと仕事があって、何が何だかわけがわからない」と嘆いています。

Aさんの特徴

  1. 仕事となると他人に任せることができず、何でも自分で引き受けてしまう
  2. 抱え込んだ仕事に優先順位をつけないし、スケジューリングもしない
  3. 限られた時間で、段取りもなく、ただ闇雲に取り組むため、結局やっつけ仕事になってしまう

一方、Bさんは一種、完璧主義の傾向があり、電話の取り次ぎメモでさえ、日時から相手の名前、用件など、A4用紙にワープロで打つ。

Bさんの作る企画書も、内容は完璧なのですが、とにかく時間がかかって、期限を過ぎて上司から叱られることも多いようです。

Bさんの特徴

  1. 仕事が立て込むと計画が立てられない
  2. 限られた時間では実現不可能な質を追求していく
  3. 量が犠牲になる

いかがでしょうか?AさんとBさんは極端な例ですが、皆、多かれ少なかれ、この2人のいずれかの傾向を持っていると言えるでしょう。

Aさんは、仕事の量を重く見ているのに対して、Bさんは、仕事の質に偏りすぎています。でも、いずれも、見落としていることがあります。

それは、「私たちは、常に時間という制約の中でやるべき事をしなければならない」ということです。時間の制約がなければ、量も質も、好き放題に追求することができるはず。時間が限られているからこそ、「量を求めるべきか、質を求めるべきか」と、ハムレット的悩みを抱えてしまうのです。

つまり、仕事で成果をあげるには、「時間」がキーワードなのです。

ドラッカー『経営者の条件』時間を記録し、整理し、まとめよ

ドラッカーは『経営者の条件』で、「時間を記録し、整理し、まとめよ」と訴えます。普段なにげなく過ごしている時間の使い道を明らかにして、検討し、使うべきでない活動はやめるか人に任せ、まとまった時間を捻出しなさい、というのです。

ここで少し余談ですが、皆さんは、部屋の掃除をする時、どのようにしますか?

先日、ある整理収納アドバイザーの方に聞いたところ、

  1. ものを全ていったん部屋の中に出す
  2. 要るものと要らないものを分け、要らないものを処分する
  3. 要るものを、使いやすいようにまとめる

の順番で整理整頓すれば、どんな人でもきれいにできるそうです。

部屋の大きさは決まっているのですから、その中に入れることのできるモノの量も決まっています。

ところが、掃除の苦手な人は、自分が何を持っているのか、把握していませんから、限られた部屋の大きさを意識せず、どんどん欲しいものを買ってきてしまいます。

そもそも、収納に入り切らないモノが多すぎるのです。

そこで、まず、自分がどんなモノを持っているのか、把握するところから始まります。

持っているものを押し入れから出し、部屋に並べてみるのです。

次に、普段使っていないもの、要らないものを処分し、最後に、残ったものを並べるわけですね。

時間の使い方も、同じで、まず、自分がどんなことに時間を使っているのかを「記録」し、次に、その中で重要ではないところに使っている時間を「整理」し、最後に、残った時間を1つのことに集中して使えるよう、できるだけ大きな時間のかたまりに「まとめる」わけです。

ドラッカー『経営者の条件』その時間を何に使うのか?

さて、このようにして、大切な時間という資源を、手に入れることができました。しかし、肝心なのは、「何に使うか」です。

考えてみれば、時間=私の命です。その命は有限であり、やがて終わりが来ます。私たちは命を切り売りして、人生の喜びを手に入れるのですから、この時間という代替不可能な資源をどこに使うか、熟考する必要があるでしょう。

この点について、有名な野口悠紀雄さんは、『続「超」整理法・時間編』(中央公論新社)で次のように指摘しています。

時間管理法の本がほぼ例外なく忠告しているのは、人生の目的を把握せよということである。

これも、まったくその通りだ。

時間節約法や有効活用法が意味を持つのは、方向を正しく把握している場合に限られる。

間違った方向に向かって歩いてしまえば、一歩一歩をいかに能率良く歩いても、結局無駄になってしまうからだ。

ドイツの諺にいうように、

「正しい道でなければ、走ったところでしようがない」。

子供の頃に読んだポオの「黄金虫」で強く印象に残ったのは、このことである。

宝探しの目印になったどくろの右目と左目を間違えたために、最初に3インチの誤差が生じた。

しかし、それは50フィートのばした先では、大きな誤差になっていた。

このために、いくら掘っても宝が出てこなかったという話である。

だから、正しい方向を向き、大局において誤らないことが、何より大事である。

これこそが、タイムマネジメントの出発点だ。

つまり、タイムマネジメントにおいて最も大切なのは、人生の目的をハッキリさせることなのです。

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この記事を書いた人

ライター:齋藤 勇磨



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